grondige controle a.o.i.f.

In de loop van het jaar voorafgaand aan de mogelijke grondige controle en op een willekeurig tijdstip brengt de fiscus een bezoek ter plaatse voor het noteren van de vaststellingen ter voorbereiding van de latere grondige controle

Hoe verlopen dergelijke voorafgaandelijke vaststellingen ?

► bepaling van het beroepsgedeelte van de woning

► bepaling realiteit omtrent de medewerkende echtgenoot/echtgenote

► kilometerstand van de auto's

► hoe worden de beroepsverplaatsingen gedaan, wanneer en welke afstand is hierbij afgelegd

► welke wagens worden beroepsmatig gebruikt en welke niet ?

► voor restaurants; zijn de opnamenotities goed bijgehouden

► inhoud frigo en kelders horeca

► afsprakenboek en reservatieboek voor o.a. kapsalons, schoonheidssalons, . . . e.a.

► nazicht dagontvangstenboek

► vergelijking facturatie en bestelbons/werkbons

► is er een dubbel van de bestelbons (leverbons) van de leveranciers ?

► noteren van de aan- en verkoopprijzen

► organigram en verdeling taken in de zaak

► bedrijfsmiddelentabel

► nazicht van het personeelsbestand

► de fiscus gebruikt datamining om gegevens van belastingplichtigen op te sporen

► nazicht inventarisboek en de aanwezige voorraad

► nazicht van de kas en het kassaldo

► kenmerken en werking kasregister

Welke zijn de aandachtspunten van deze eigenlijke controle ? (wat mag en wat mag niet ?)

► bruto-marge, beoordeling en evolutie

► vraag om inlichtingen aan derden : deze vraag om inlichtingen dient haalbaar te zijn en mag niet de halve boekhouding omvatten

► controle bestelbons, contracten, orders, leveringsbons, overeenkomsten, briefwisseling, en dokumenten van derden.  U bent niet verplicht genummerde bestelbons te gebruiken in tegenstelling tot mogelijke beweringen van de controleur.  Bestelbons die geannuleerd zijn bent u niet verplicht te bewaren omdat zij van geen verdere invloed voor uw zaak zijn.  Ook zonder deze elementen is uw boekhouding een bewijskrachtig geheel.  De fiscus past beginselen van de audittechnieken toe en mag alle documenten opvragen, waarnaar de facturen en andere stukken uit de boekhouding verwijzen.

► indien de administratie beweert te beschikken over bewijsstukken uit de boekhouding van derden (klanten, leveranciers, enz . . .), vraag hiervan dan altijd een kopie.  Computerbestanden en notities van derden vormen niet altijd een bewijs voor de administratie.  Bestelbons die niet ondertekend zijn voor ontvangst van de goederen gelden niet als bewijs voor de fiscus.  Dit is geheel anders wanneer de administratie hand kan leggen op betalingsbewijzen.  Indien de administratie op uw vraag geen originele stukken kan voorleggen, is het allicht twijfelachtig dat ze over deze stukken beschikt.  Voor het overige bestaat er de mogelijkheid, dat er een ernstig conflict ontstaat tussen de geheimhoudingsplicht  van de fiscus enerzijds en het recht van inzage van het dossier door belastingplichtige anderzijds.  Hierover bestaat een arrest

► bedrijfsvoorheffing

► bankrekeningen : de fiscus kan aan de hand van uw bankrekeningen proberen een hogere omzet of inkomsten vast te stellen.  Doet de controleur dit niet met de nodige juistheid en kan u ook maar één fout vinden, dan heeft de administratie geen voet meer om op te staan (procedurefouten)

► theoretische hersamenstelling van de omzet met de hoeveelheden handelsgoederen en grondstoffen, productieve lonen en vergelijking aan verpakkingen, energie,... .  Hieromtrend zijn er zelfs gevallen bekend waarbij de administratie probeert de omzet te bepalen aan de hand van de periodiciteit van de aankopen

► indiciaire- of vermogenstoestand toestand : de fiscus mag uw vermogenstoestand nagaan indien zij een vermoeden heeft een van hogere inkomsten dan aangegeven.  U kan zelf echter niet verplicht worden tot het opstellen van een indiciaire toestand.  Daarnaast begrenst u de mogelijkheid een zelf opgegeven bedrag voor levensonderhoud nog te verminderen 

► taken van de echtgenote/echtgenoot in de onderneming en de werkelijke beoordeling hiervan

► vergelijking tussen de onderscheiden dossiers van de vennootschap(pen), aandeelhouders, zaakvoerders, zelfstandige helpers, familie en btw

► vennootschappen

- nazicht van de verslagen van de vennootschappen

- nazicht van de dossiers van bestuurders en vennoten

- voordelen van alle aard o.a. auto's

- ingehouden bedrijfsvoorheffing

- facturatie binnen de groepsvennootschappen (intercompanie)

- relatie binnen dezelfde groep

- hanteren van normale prijzen binnen dezelfde groep

► de fiscus en uw auto's : de controleur weet exact via de dienst verkeersbelasting welke auto's ingeschreven staan op uw naam, op naam van uw echtgenote en uw kinderen.  Het is compleet onbegonnen werk auto's te verbergen via uw echtgenote en kinderen.  U doet dit best niet

► grondig nazicht en hoeveelheidscontrole van de omzet

► verplichte factuurvermeldingen aan de klanten.  De fiscus mag een boekhouding niet verwerpen louter en alleen op basis van het feit dat de verkoopfacturen niet (voldoende) gedetailleerd zijn, indien de belastingplichtige de samenstelling en inhoud van de facturen alsnog kan aantonen

► de fiscus mag zich op geen enkele wijze bemoeien met de bedrijfsvoering van uw firma

► derde partijen zoals bijv. ontevreden klanten, voormalige leveranciers, ontevreden of voormalige personeelsleden, enz . . . hebben geen verklaringen over uw belastingtoestand te geven.  Met deze verklaringen kan men wettelijk geen rekening houden en gelden dus niet als bewijs tegen u

► heeft uw boekhouding voldoende bewijskracht ?

nazicht van alle registratiesystemen van de dagontvangsten : o.a. het kasboek, het kasregister en de echtheid van uw kontante verkopen (particulieren) en verkoop aan handelaars en andere zakelijke afnemers.  De aanwezigheid van een centraal dagboek en eerder genoemd inventarisboek.  De aanwezigheidslijst en getekende verslagen van de vergaderingen voor vennootschappen

► de controleur mag onder geen enkele omstandigheid zelf uw kasregister bedienen, ook niet met een voorhanden zijnde handleiding

► de fiscus heeft geen recht kasten, laden en dergelijke op eigen initiatief te openen, ook niet van personeelsleden

► de fiscus dringt binnen in uw privé-leven : via het rijksregister weet de controleur nauwkeurig wie onder uw dak verblijft en hoeveel personen u ten laste heeft voor de bepaling van het levensonderhoud

► de fiscus heeft enkel toegangsrecht tot de bedrijfslokalen en mag onder geen enkele omstandigheid naar de privé-vertrekken

► als gevolg van haar onderzoek mag de fiscus individuele akkoorden die in het verleden zijn gemaakt opzeggen per aangetekend schrijven.  De opzeg van eerder gemaakte akkoorden, zal ingaan ten vroegste vanaf het volgende boekjaar en heeft geen toepassing op het lopende boekjaar

► de fiscus moet rekening houden met individuele akkoorden die met andere fiscale administraties zijn afgesloten

► leveranciersfacturen : nazicht of de btw-nr. en geadresseerde overeenkomen en zijn de facturen voldoende gedetailleerd

► nazicht van de leverancierslisting

► de fiscus moet voor sommige sectoren ook rekening houden met de geheimhoudingsplicht in uw beroepskader en mag geen inlichtingen inwinnen bij het kliënteel

► de fiscus heeft een uitdrukkelijke motiveringsplicht in al haar doen en handelen, hierbij mag u altijd verzoeken dat zij hun vragen schriftelijk stellen

► in geval van fraude mag de fiscus de onderzoekstermijn uitbreiden van 3 naar 5 jaar.  Zijn er belastbare inkomsten niet aangegeven dan dient de fiscus de uitbreiding van deze onderzoekstermijn uitdrukkelijk te motiveren in een aangetekend schrijven en dit op last van nietigheid van het onderzoek

► de fiscus heeft geen recht zelf uw computer uit te vlooien, bovendien bent u niet verplicht privé-gegevens te openen of daarvan een kopie te geven

► de fiscus heeft geen recht tot inkijk in uw portefeuille, noch uw persoonlijke agenda en alle andere items waarvoor zij een huiszoekingsbevel nodig hebben

► de fiscus heeft geen recht tot inzage van uw privé-bankafschriften

► de fiscus mag u niet vragen originele stukken eigendom van derden te overhandigen, daar zij die vraag rechtstreeks aan de desbetreffende derden dient te stellen

► op vragen betreffende uw privé-leven en uw gezin moet u niet te antwoorden (hobby's, privé-feestjes, vakantiereizen, enz...)

► vraag steeds een inventarislijst van de stukken die de fiscus meeneemt.  Beter nog u neemt een kopie van alle meegenomen stukken,  nota hierbij : de fiscus mag geen stukken meenemen waarvoor u geen toestemming geeft, ze zijn dan verplicht al deze stukken ter plaatse na te zien.  Anders is het gesteld met de B.T.W. administratie, die mogen die stukken wel meenemen